长治学院-外事处

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      内设机构
    (一)综合行政工作
     1、协调全处的日常行政工作;
     2、负责全处行政经费及有关外事经费的预决算和日常财务管理;
     3、负责处内各项经费使用情况并定期向处领导汇报;
     4、负责处内文件的收发,及档案管理工作;
     5、负责联络、安排处内日常工作会议,以及外事相关接待工作;
     6、负责全处办公用品、后勤服务和生活福利工作,归口联系工会及计划生育等工作;
     7、负责印章的保管和使用;
     8、负责专家公寓的日常运行和管理;
     9、完成处领导交办的其它工作。
   (二)出国(境)管理
     1、贯彻、执行、宣传有关出国(境)管理法律、法规;
     2、协调全院外事活动,为系部、科研单位的教学、科研和国际学术交流提供信息和联系服务,包括出国(境)计划的制定、协议的拟订、交流项目的实施和运转情况的跟踪管理、服务;
     3、办理学院申请因公短期出国(境)人员材料的初审、拟办意见、校内申报及出国任务报批等工作;
     4、起草学院有关因公出国(境)管理的文件、规定;起草、填写上报省教育厅、省政府办公厅、省外办的出国(境)请示、报告及审批表;
     5、办理学院因公出国(境)材料向上级业务主管部门的申报、审批——省教育厅、省外办;办理出国(境)人员的任务批件——省政府、省外办;办理出国(境)人员有关国家安全、保密教育等事宜——省国家安全厅;填写因公护照(通行证)申请资料单、签证(签注)申请表等;办理因公护照(通行证)的制作及申请签证(签注)手续——省外办;负责因公护照(通行证)的收回及上报出访人员回国后的“出访情况汇报”给省外办、省教育厅等单位;
    6、办理学院因公出国(境)访问费用在学院计财处的经费借支、财政厅审批、协助核销外汇审批等手续;
    7、协助学院教工和学生完成国家公派奖学金和省筹资助出国项目申请工作;
    8、为学院教工提供因公出国(境)的咨询服务,协助学院教工申请出国签证,主要包括:因公出国(境),因私出国(境),国家公派出国手续办理,省筹资助出国手续办理,学院公派出国手续办理以及其他经费出国(境)等咨询服务;
    9、管理并协调全院涉台港澳地区的交流和合作事务,开展与台港澳高校之间的学术合作与交流工作,校际交流项目的制定、实施及管理工作;服务全院师生因公赴台港澳报批手续等;
    10、完成上级部门和学院、部门领导交办的临时工作任务。
    (三)外国专家管理
      1、长期外国文教专家
      外籍教师的聘请:会同相关系部,根据课程设置和授课时数制订学院聘请外籍教师计划并负责落实,办理聘请外籍教师的联系、报批手续,并同拟聘外籍教师签订工作合同。帮助外籍教师办理来华的签证和来华后的工作许可、居留许可等有关证件;为合同期满且教学效果良好的外籍教师办理延聘审批手续和居留许可延期手续;负责联系相关部门为外籍教师按时发放工资及津贴;向外籍教师宣传我国的法律法规、我院的校纪校规及我院外籍教师相关管理规定。
外籍教师的教学工作管理:会同相关系部,制定并落实聘请外籍教师任教的专业、课程教学计划;协调相关系部安排外籍教师教学工作任务;配合相关系部开展外籍教师教学评估工作,定期检查、评估外籍教师的教学工作水平;向教学单位反馈外籍教师教学实践中的教学要求和意见。
外籍教师的日常生活管理:协助保卫处做好外籍教师的安全保卫工作,协助后勤管理部门做好外籍教师生活设施保障工作;为外籍教师的日常生活需求提供翻译、接洽等服务;采集外籍教师节假日的出行活动的信息采集;组织外籍教师参加省、市外事部门和学院的集体活动。
做好山西省外国专家局、山西省教育厅和长治市公安局等部门要求的有关外国专家工作的近、远期规划与相应总结等文字材料。
     2、短期专家工作:
      制定年度规划,确定具体聘请项目,报批完成聘请手续;安排来访专家业务外活动,协同相关专业的学者与来访专家进行学术交流和合作恰谈;陪同来访专家进行交流访问。
    (四)国际合作项目管理
     1、负责联络国外(包括港、澳、台地区)大学,为各系部提供相关合作项目的信息,国际合作交流项目的申报;具体组织实施国际合作交流项目;协助实施国际合作研究项目;国际合作交流项目的执行情况检查、总结和上报。
     2、负责宣传相关国际合作项目,与各系部配合组织选拔优秀学生公派及自费留学,协助学生办理申请国外院校的材料,协助被国(境)外合作院校录取的交换生向对方院校缴纳相关费用并办理签证事宜,辅助学生做好其他相关出国材料;派出之前,与交换生及其家长签订交换生合同和《长治学院学生出国(境)家长知情通知书》;负责督促交换生离校之前向所在系部、学生处、教务处、外事处提交《长治学院交换生请假报备单》。
     3、交换生在国(境)外学习期间,负责跟踪了解其在外学习和生活情况;督促交换生遵守所在国法律和所在学院的规章制度,尊重当地的风俗习惯和宗教信仰,遵守外事纪律,不做任何有损国家尊严的事情,遇到重大事情应及时向我国驻当地使领馆或机构和学院报告;督促交换生在国(境)外学习期满按时返校,并在回国一周内向所在系部和外事处报到。逾期不归者,依据学院有关规定进行处理。
    4、负责项目管理中的其他工作并承办领导交办的其它工作。